ПОГОДЖЕНО                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО

Голова  Здолбунівського                                                               наказом керівника апарату

районного суду                                                                              Здолбунівського районного суду

Рівненської області                                                                         Рівненської  області

                                                                                                         від 05 квітня 2013 року №13

______________  О.П. Плевако

 04 квітня 2013 року

П О Л О Ж Е Н Н Я

про канцелярію Здолбунівського районного суду

Рівненської області

1.   Загальні положення

         1.1.   Канцелярія Здолбунівського районного суду Рівненської області (далі – суд) є структурним підрозділом Здолбунівського районного суду Рівненської області та підпорядковується йому.

1.2.   Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції", Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність суду та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України в Рівненській області, Положенням про апарат Здолбунівського районного суду Рівненської області, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державного службовця, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням.

1.3. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням.

1.4.   Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду за погодження з головою суду.

2. Структура канцелярії суду

          2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату)  суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України  у Рівненській  області. 

2.2.  До складу канцелярії входять старший секретар суду та секретарі суду.

2.2.1. Канцелярію очолює старший секретар суду, який призначається на посаду наказом керівника апарату суду.

2.3.  Керівництво канцелярії:

2.3.1. Старший секретар суду здійснює керівництво діяльністю канцелярії суду і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених    на цей підрозділ;

2.3.2. розподіляє обов'язки між працівниками, а в разі службової необхідності здійснює перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування                роботи, належний рівень трудової та виконавської дисципліни,  ведення в канцелярії суду діловодства, організовує взаємодію з іншими підрозділами апарату суду;

2.3.3. організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками структурного підрозділу доручень, наказів і розпоряджень голови суду, його заступників, керівника апарату  суду та його заступника, інформує їх про результати виконаної роботи;

2.3.4. вносить пропозиції щодо призначення на посаду, переведення на іншу посаду або звільнення з посади працівників структурного підрозділу, присвоєння їм чергового рангу державного службовця;

2.3.5. здійснює оцінювання результатів службової діяльності працівників структурного підрозділу, які йому безпосередньо підпорядковані;

2.3.6.представляє структурний підрозділ апарату суду на нарадах, що проводяться в суді та апараті суду.

2.4. Обов'язки працівників канцелярії визначені даним Положенням та їх посадовими інструкціями, які затверджуються наказом керівника апарату суду.                     

3. Основні завдання

3.1  Дотримання загальних   правил  ведення судового  діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових

рішень, як у паперовій формі, так і з забезпеченням автоматизованої (електронної) технології обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

3.2.  Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

3.3.  Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

3.4.   Здійснення прийому громадян.

3.5.   Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

3.6.   Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

4. Функції

4.1. Щоденне  приймання, реєстрація та облік судових справ і вхідної кореспонденції  в автоматизованій системі документообігу суду відповідно  до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України  26.11.2010 року № 30, передавання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням  працівникам апарату суду відповідно до обов'язків та суддям.

4.2.   Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

4.3.   Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

4.4.   Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

4.5.   Забезпечення внесення  даних до ОСК  в електронному вигляді.

4.6.   Облік та зберігання судових справ, документів первинного обліку.

4.7.   Реєстрація та облік судових справ і матеріалів та забезпечення їх схоронності.

4.8.   Реєстрація та облік звернень громадян.

4.9.  Контроль за дотриманням порядку формуванням судових справ, визначеного чинним законодавством.

4.10. Здійснення обліку  і  зберігання  виконаних документів.

4.11. Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху.

4.12.  Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху.

4.13. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено.

4.14.  Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено.

 4.15. Приймання й облік апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення.

4.16. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

4.17. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

4.18.  Ведення журналу обліку виконавчих документів виданих судом.

4.19.   Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

4.20. Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.

4.21.  Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
   надійшли з інших судів України та іноземних держав.

4.22. Дотримання порядку видачі для ознайомлення судових справ і копій документів.

4.23.   Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

4.24.   Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

4.25.   Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

4.26.   Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

4.27.   За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

4.28.   За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

4.29.   Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

4.30.   Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

 5. Організація роботи

        5.1.    Канцелярія складається з старшого секретаря та секретарів суду.

            5.2.    Старший секретар та секретарі суду здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

 5.3.    Старший секретар та секретарі суду несуть персональну відповідальність за виконання цих завдань.

 5.4.    Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

 5.5.    Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посади  керівником апарату суду.

 5.6.  У разі відсутності старшого секретаря суду або неможливості здійснення ними своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

5.7.   Старший секретар суду та секретарі суду свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

6. Права канцелярії

         6.1. Канцелярія має право:

 6.1.1.  В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

6.1.2.  Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

6.1.3.  Вносити обґрунтовані пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

6.1.4.  Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

 6.2.  Старший секретар суду також має право:

6.2.1. Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

7. Відповідальність канцелярії

         7.1. Працівники канцелярії несуть персональну відповідальність за достовірність даних первинного обліку, своєчасність їх складання та оформлення, зберігання судових справ та інших матеріалів, що знаходяться у канцелярії суду.

 7.2. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.

 7.3. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за: 

7.3.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

 7.3.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

 7.3.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

7.3.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

7.3.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

 7.3.6. Розміщення і діяльність  працівників  канцелярії.

 7.4. Відповідальність працівників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

 8. Заключні положення

         8.1. До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за згодою голови суду, що затверджуються керівником апарату.

           8.2. Положення набирає чинності з моменту його затвердження наказом керівника апарату суду.

 8.3. Строк дії цього Положення не обмежений.